المتغيرات المؤثرة في الشراء بالوقت المناسب
المتغيرات الداخلية التي تؤثر في توقيت قرار الشراء
1/ السياسات المتبعة في تحديد مستويات المخزون وطريقة استكماله.
2/ سياسات الإنتاج
3/التيارات الإدارية الخاصة
المتغيرات الخارجية التي تؤثر في توقيت قرار الشراء :
1/ درجة الثبات أو الاستقرار في ظروف الاسواق عندما تتميز السوق بحالة من عدم الثبات أو عدم الاستقرار
2/ القرارات والقوانين الحكومية :
3/ المبادرات التسويقية من الموردين :
بدائل الشراء في الوقت المناسب :
البديل الأول : الشراء حسب الطلب/ ويعرف هذا الأسلوب بالشراء اولا بأول.
البديل الثاني : الشراء للتخزين
البديل الثالث: الشراء للمضاربة
إجراء عملية الشراء عند المسوقين
إجراء الشراء هو بمثابة الخطوات التي يتبعها المسؤولون في وظيفة الشراء أثناء ممارسة الأعمال المتكررة.
وتتبع أهمية تحديد الإجراءات من كونها الأداة التي تساعد في توحيد طرق العمل وتحقيق التكامل والإتقان في الأداء، تخفف الجهود الذهنية، وتمكن من أحكام الرقابة، وقياس الأداء، والإسراع في الإنجاز كما كانت الاجراءات مبسطة.
المميزات التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بأجراءات الشراء :-
1/ الإجراءات ليست هدفا لذاتها ولكنها وسيلة لإنجاز عمل بأفضل طرق ايسرها وادقها.
2/ سهولة فهم الإجراءات وتدوينها ونشرها على العاملين.
3/ تحديد الاختصاص لكل خطوة للرقابة وتحديدها المسؤولية ومن ثم إمكانية المسائلة.
4/ مراعاة المرونة بحيث يمكن تعديل الإجراءات إذا لزم الأمر.
5/ أن ترعى الإجراءات السليمة الاقتصاد والتكاليف مع عدم التضحية بسلامة تأدية الأعمال.
6/ أن تسهل الإجراءات من الاتصال والتنسيق بين مختلف الجهات في المنظمة.
خطوات إجراء الشراء :-
1/ استقبال الطلبات وتحديد الاحتياجات من الإدارات التي تنشأ لديها الحاجة للاصناف المراد شراؤها وقد يتم من خلال الاتصال بجميع الإدارات والأقسام في المنظمة للتعرف على الأصناف المراد شرائها وهذا يستدعي مراقبة ومتابعة المخزون بشكل دائم للتأكد من عدم وجود الأصناف المطلوبة في المخازن لتفادي التكرار في الشراء.
2/ تحديد طريقة الشراء المناسبة واقرارها واختيار إحدى الطرق المتاحة سواء كانت طريقة المناقصة بأنواعها المختلفة، ام ممارسة، ام الشراء المباشر.
4/ اختيار مصادر الشراء التي يمكن الحصول منها علي الأصناف المرغوب فيها، وهذا يتطلب بحث واسع عن الموردين المحتمل التعامل معهم وجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات المتعلقة بهم تمهيد لاختيار افضلهم.
4/ إصدار أمر الشراء الذي يعتبر بمثابة اتفاق مكتوب بين المنظمة والمورد الذي تم اختياره.
ويتضمن أمر الشراء المعلومات التالية :
*اسم وعنوان المنظمة
*اسم وعنوان المورد
*شروط الشحن
*كيفية توريد كمية على دفعة أو على عدة دفعات
*اسم المصنف ورقم الطلابية.
يعد أمر الشراء من أصل وعدة صور، يسلم الأصل والصورة للمورد، ويحتفظ بصورة في إدارة ملف الشراء، وصورة في قسم ملف الشحن، وترسل الصورة الي الإدارة المالية وصورة إلى قسم الطلب وأخرى إلى قسم المتابعة.
5/ طباعة أمر الشراء وتهدف هذه الخطوة إلى ضمان إتمام عملية التوريد وفقا للعقد المتفق عليه.
6/ الاستلام والفحص ويقصد به اختبار ومراجعة الأصناف المشتراه لتقرير مطابقتها لمستوى الجودة المطلوب ومن ثم قبولها، أو عدم مطابقتها لمستوى الجودة المطلوب بالعقد ومن ثم رفضها.
7/ الاحتفاظ بالفواتير ومراجعة السجلات.
والسلام عليكم لا تنسى تقييمنا